تكنولوجيا إدارة المشاريع
التطور التكنولوجي في إدارة المشاريع (Getty)
تجتاز إدارة الأعمال تغييرات كبرى ناتجة عن انفتاح الأسواق، وتدويل أنشطة المؤسسات الاقتصادية والتجارية، بالإضافة إلى ازدياد التكاليف والأخطار وتطور مضطرد للتكنولوجيا، الأمر الذي نجم عنه تحول كبير في نمط الإدارة من الإدارة بالإجراءات والأهداف إلى الإدارة بالمشاريع التي تهدف إلى سرعة الإنجاز وجودة المنجز.
وفي هذا الصدد، بات المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة التي تستعمل موارد متعددة لتحقيق هدف معين في إطار مهمة محددة ببداية ونهاية، ومنهجية محكمة وتقدمية تسعى إلى إرضاء حاجيات الزبائن. ويعتبر المشروع سلسلة من المراحل المتتالية التي تبدأ بتحديد الاحتياج ورصده، ثم تحليله واتخاذ قرار إنجاز المشروع، ثم البدء بتنفيذ العمل وتحقيق الأهداف، وفي المرحلة النهائية إرضاء الحاجات، وتقييم المشروع مع مراعاة إكراهات الجودة، الكلفة والوقت.
تختلف المشاريع في المنشآت من بحث وتطوير لإنتاج منتج أو خدمة جديدة، إقامة نظام معلوماتي بالمنشأة، إدماج مؤسستين، أو إنشاء فرع جديد للمنشأة بدولة أخرى غير الدولة الأم. وتصنف المشاريع حسب الوظائف من حيث الإنتاج، إدارة الموارد البشرية، إدارة العمليات، وكذلك من حيث التقنية والتكنولوجيا المستعملة، ناهيك عن التصنيف حسب رهانات القيادة بالمنشأة.
على هذا الأساس، تعتبر إدارة المشروع تطبيقاً لمجموع المعارف، الكفاءات، الوسائل والأدوات في أنشطة المشروع بغرض تحقيق حاجيات الفرقاء. وتنقسم إدارة المشروع إلى شقين: شق تنظيمي يهم تحديد الوسائل، الأدوار والتفاعلات وتعبئة الفاعلين نحو رؤية مشتركة عبر تواصل فعال، وكذلك، شق قيادي يهتم بتحليل الأوضاع، تقييم النتائج، حساب الفوارق واستقراء المستقبل من خلال استباق الأحداث. وفي المجمل، تمكن إدارة المشروع من تدبير مضبوط للوقت، استثمار أمثل للوسائل مع ضبط للكلفة وتسيير حديث للكفاءات.
ونجد أن لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات أدوار متعددة وفاعلة في جميع مراحل إدارة المشروع، فخلال مرحلة الاستعداد، تساعد التكنولوجيا على القيام بدراسة الجدوى من خلال تقدير المشروع عبر ورقة تأطيرية توضح السياق العام، تحدد شروط الجودة والمعايير المتبعة وترسم مخططاً زمنياً للتنفيذ مع ميزانية متوقعة وفقاً لمراجع سابقة. وخلال نفس المرحلة، يتم رصد وترقب معوقات المشروع عبر نقاش واسع بين كل الفاعلين، وتسهم التطبيقات التكنولوجية والبرامج المعلوماتية في هيكلة المشروع مع توصيف وظيفي لكل المشاركين وتبيان للطرق التي يستوجب اتباعها في التنفيذ.
أما خلال مرحلة التخطيط، فرئيس المشروع يقوم بوضع بنية الأنشطة التي يجب إنجازها وصياغة تفاصيل المشروع عبر برنامج شامل، وهنا تعمل التطبيقات التكنولوجية على إخراج المخطط العام للمشروع مع جدول للموارد المستعملة، وتختلف هذه التطبيقات بين تلك المتوفرة والمفتوحة أمام الجميع كخدمات "غوغل" في إدارة المشاريع أو تلك التي يتم الحصول عليها بطلب مسبق كبرنامج ميكروسوفت لإدارة المشاريع والذي يبقى أقدم البرامج التكنولوجية في إدارة المشاريع وأكثرها استعمالاً، حيث يستحوذ على 70 % من حصة السوق العالمية.
وعلى ذات المنوال، تمكن التطبيقات التكنولوجية من إدارة مرحلة تنفيذ المشروع فهي تساهم في تتبع تقدم الأشغال ومواكبة تطور الإنجاز عبر تقارير دورية تنشر في البرنامج الإلكتروني للمشروع، وفي صحيفة المشروع التي تضمن الحفاظ على كل وثائق المشروع وأدلة التنفيذ.
وفي مرحلة التقييم الأخيرة، يتم الانكباب على إنهاء العقود وتقديم حصيلة نهائية للمشروع تساعد على تجميعها ونشرها للفرقاء وسائل الاتصال بما يؤمن شفافية المسار، كما نسجل دوراً بالغ الأهمية للبرامج المعلوماتية في الترويج للمشروع وتسويق مميزاته التنافسية مع تثمين الممارسات الجيدة التي تخللت مراحل المشروع، وتصويب الأخطاء المسجلة من أجل تطور مستمر يقوي مناعة المؤسسات الاقتصادية والتجارية في المستقبل. علاوة على كل ذلك، فنجاح المشروع رهين مفاتيح رئيسة تكون المعدات التكنولوجية من برامج وتطبيقات مركزالثقل فيها، ويتعلق الأمر بمدى التنسيق بين الفاعلين، ركائز التواصل و أرشفة الوثائق خلال كل مراحل المشروع، إضافة إلى تأمين معلومات المؤسسة و الحفاظ على رأسمالها المعرفي.
(باحث وأكاديمي مغربي)
إقرأ أيضا: غزو الهاتف الذكي للأردن
وفي هذا الصدد، بات المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة التي تستعمل موارد متعددة لتحقيق هدف معين في إطار مهمة محددة ببداية ونهاية، ومنهجية محكمة وتقدمية تسعى إلى إرضاء حاجيات الزبائن. ويعتبر المشروع سلسلة من المراحل المتتالية التي تبدأ بتحديد الاحتياج ورصده، ثم تحليله واتخاذ قرار إنجاز المشروع، ثم البدء بتنفيذ العمل وتحقيق الأهداف، وفي المرحلة النهائية إرضاء الحاجات، وتقييم المشروع مع مراعاة إكراهات الجودة، الكلفة والوقت.
تختلف المشاريع في المنشآت من بحث وتطوير لإنتاج منتج أو خدمة جديدة، إقامة نظام معلوماتي بالمنشأة، إدماج مؤسستين، أو إنشاء فرع جديد للمنشأة بدولة أخرى غير الدولة الأم. وتصنف المشاريع حسب الوظائف من حيث الإنتاج، إدارة الموارد البشرية، إدارة العمليات، وكذلك من حيث التقنية والتكنولوجيا المستعملة، ناهيك عن التصنيف حسب رهانات القيادة بالمنشأة.
على هذا الأساس، تعتبر إدارة المشروع تطبيقاً لمجموع المعارف، الكفاءات، الوسائل والأدوات في أنشطة المشروع بغرض تحقيق حاجيات الفرقاء. وتنقسم إدارة المشروع إلى شقين: شق تنظيمي يهم تحديد الوسائل، الأدوار والتفاعلات وتعبئة الفاعلين نحو رؤية مشتركة عبر تواصل فعال، وكذلك، شق قيادي يهتم بتحليل الأوضاع، تقييم النتائج، حساب الفوارق واستقراء المستقبل من خلال استباق الأحداث. وفي المجمل، تمكن إدارة المشروع من تدبير مضبوط للوقت، استثمار أمثل للوسائل مع ضبط للكلفة وتسيير حديث للكفاءات.
ونجد أن لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات أدوار متعددة وفاعلة في جميع مراحل إدارة المشروع، فخلال مرحلة الاستعداد، تساعد التكنولوجيا على القيام بدراسة الجدوى من خلال تقدير المشروع عبر ورقة تأطيرية توضح السياق العام، تحدد شروط الجودة والمعايير المتبعة وترسم مخططاً زمنياً للتنفيذ مع ميزانية متوقعة وفقاً لمراجع سابقة. وخلال نفس المرحلة، يتم رصد وترقب معوقات المشروع عبر نقاش واسع بين كل الفاعلين، وتسهم التطبيقات التكنولوجية والبرامج المعلوماتية في هيكلة المشروع مع توصيف وظيفي لكل المشاركين وتبيان للطرق التي يستوجب اتباعها في التنفيذ.
أما خلال مرحلة التخطيط، فرئيس المشروع يقوم بوضع بنية الأنشطة التي يجب إنجازها وصياغة تفاصيل المشروع عبر برنامج شامل، وهنا تعمل التطبيقات التكنولوجية على إخراج المخطط العام للمشروع مع جدول للموارد المستعملة، وتختلف هذه التطبيقات بين تلك المتوفرة والمفتوحة أمام الجميع كخدمات "غوغل" في إدارة المشاريع أو تلك التي يتم الحصول عليها بطلب مسبق كبرنامج ميكروسوفت لإدارة المشاريع والذي يبقى أقدم البرامج التكنولوجية في إدارة المشاريع وأكثرها استعمالاً، حيث يستحوذ على 70 % من حصة السوق العالمية.
وعلى ذات المنوال، تمكن التطبيقات التكنولوجية من إدارة مرحلة تنفيذ المشروع فهي تساهم في تتبع تقدم الأشغال ومواكبة تطور الإنجاز عبر تقارير دورية تنشر في البرنامج الإلكتروني للمشروع، وفي صحيفة المشروع التي تضمن الحفاظ على كل وثائق المشروع وأدلة التنفيذ.
وفي مرحلة التقييم الأخيرة، يتم الانكباب على إنهاء العقود وتقديم حصيلة نهائية للمشروع تساعد على تجميعها ونشرها للفرقاء وسائل الاتصال بما يؤمن شفافية المسار، كما نسجل دوراً بالغ الأهمية للبرامج المعلوماتية في الترويج للمشروع وتسويق مميزاته التنافسية مع تثمين الممارسات الجيدة التي تخللت مراحل المشروع، وتصويب الأخطاء المسجلة من أجل تطور مستمر يقوي مناعة المؤسسات الاقتصادية والتجارية في المستقبل. علاوة على كل ذلك، فنجاح المشروع رهين مفاتيح رئيسة تكون المعدات التكنولوجية من برامج وتطبيقات مركزالثقل فيها، ويتعلق الأمر بمدى التنسيق بين الفاعلين، ركائز التواصل و أرشفة الوثائق خلال كل مراحل المشروع، إضافة إلى تأمين معلومات المؤسسة و الحفاظ على رأسمالها المعرفي.
(باحث وأكاديمي مغربي)
إقرأ أيضا: غزو الهاتف الذكي للأردن
