كيف يمكن للمعلومة أن تؤسس لنجاح المؤسسات؟
المعلومات أساس النجاح المؤسساتي (Getty)
لا مجال للخلاف على أهمية المعلومات، ولكن الأهمية الأكبر تكمن في السعي للحصول عليها من قبل متخذي القرارات من المديرين. إذ إن أهمية المعلومات تكمن بالدرجة الأولى في الحاجة الداعية إليها، فظاهرة تكنولوجيا المعلومات جعلت من الثقافة المعلوماتية من أبرز احتياجات المديرين إلى جانب معظم الموارد البشرية العاملة في المنظمات والمؤسسات. كما أن الأنظمة المعلوماتية تقوم بتجميع وتخزين وتنظيم وتوزيع المعلومات لجميع الجهات الراغبة في استخدام المعلومات، كذلك المخولة اتخاذ القرارات المناسبة على أساس المعلومات المتوافرة. كما تتجلى أهمية المعلومات أيضاً في الفائدة المتأتية من الحصول عليها من حيث الكمية المناسبة، وفي الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة. فالمعلومات المفيدة والنافعة هي من المطالب الدائمة لدى متخذي القرارات.
لا بد للمعلومات المفيدة والنافعة من خصائص، وهي:
-التوقيت المناسب، أي حصول متخذ القرار على المعلومات التي يحتاج إليها في الوقت المناسب دون أي تباطؤ أو تأخير.
-النوعية، أي صحة المعلومات المستخدمة ودقتها، فنوعية المعلومات تساعد متخذ القرار أثناء التنفيذ وتزوده بالثقة والسرعة في المبادرة.
-الكمال، لا بد من الحصول على المعلومات الكاملة والكافية والواردة حديثاً في الحالات التي تتطلب ذلك.
-الترابط، يجب أن تكون المعلومات مترابطة، أي أن تكون مناسبة لمتخذ القرار، وأن تساعده في حل مشكلات العمل أو إنجاز العمل وأنشطته.
-سهولة الفهم، لا بد من أن يحصل متخذ القرار على معلومات واضحة ومفهومة عند استخدامها، وألا تكون غامضة أو عصية على الفهم.
تستخدم المعلومات في المجال الإداري لسد حاجات عديدة وفي جميع المستويات الإدارية.
حيث تعتبر المعلومات الذكية من أفضل المعلومات لتجسير المسافات بين المنظمة والبيئات المحيطة والعاملة فيها.
فمدراء القمة هم بأمسّ الحاجة إلى هذا النوع الذكي من المعلومات لكي يتعاطوا بشكل جيد مع الجهات الخارجية (من زبائن، ومنافسين، وإدارات عامة وحكومية، وممولين، وموردين). لذلك فإن الحصول على المعلومات الذكية عن الجهات الخارجية لصالح المدراء يعتبر من الأمور المؤثرة في عمل وعمليات منظماتهم أو مؤسساتهم.
ونظراً لأن المعرفة من أبرز سمات العصر، فإن اكتساب المعرفة يأتي عن طريق جمع وتحليل وتخزين المعلومات الذكية، ومن بناء استراتيجيات لتحصيل الأرباح على هذا الأساس. ولكنْ مطلوب من مدراء القمة تزويد البيئة الخارجية بمعلومات عامة وجذابة، وذلك لأهداف عدة تتعلق بسمعة المنظمة أو المؤسسة وصورتها الذهنية وبإنتاجها وأدائها العام.
إن المدراء في الوسط، أو المدراء التنفيذيون يستخدمون المعلومات في صنع قرارات تكتيكية تطاول أهداف الخطط العملانية المتممة لما تم وضعه من الخطط الاستراتيجية ولأهدافها المعلنة، وتتعامل بجدية مع عناصرها وأسس تنفيذها. في حين أن مدراء الإشراف ينفذون الخطط التكتيكية بكفاءة وفاعلية أكثر في حال توفرت لهم المعلومات المساعدة على الإنجاز الملائم والمطلوب.
تعرف تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بأنها مزيج من تكنولوجيا الكومبيوتر وتكنولوجيا التواصل والاتصال، بحيث أن هذا المزيج يقوم بالتخزين والتحليل والتشبيك والتشارك في المعلومات التي يمكن استخدامها لأغراض وغايات محددة. كما أن الحاجة أصبحت متسارعة إلى مواكبة تطور أجهزة الكومبيوتر من ناحية العتاد Hardware وكذلك من ناحية البرامج Software من قبل متخذي القرار. حيث تتميز تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بقدرة هائلة على تزويد متخذي القرار بتدفق سريع وآني للمعلومات. ذلك أن هذه التكنولوجيا هدمت الحواجز والجدران بين فروع وأقسام المنظمة أو المؤسسة، وسهلت عمليات الاتصال والتواصل داخل المؤسسة، مما أدى إلى إحداث تغييرات جوهرية في بنية وعمليات وإدارة المنظمات. ومن خلال تطور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تم اختزال الوقت وتقريب المسافات بحيث أصبحت الشركات العاملة في أسواق عالمية متعددة قادرة على الاتصال والتواصل، وعلى تزويد جميع موظفيها والعاملين بالمعلومات الضرورية والمساعدة في صنع واتخاذ القرارات المفيدة.
وخلاصة القول، أن توفر المعلومات المناسبة في الوقت المناسب وفي المكان المناسب لمتخذ القرار يحقق الأهداف الاستراتيجية بفاعلية وكفاءة.
(باحث وأكاديمي لبناني)
اقرأ ايضاً: ركائز الامتياز في عالم الأعمال
لا بد للمعلومات المفيدة والنافعة من خصائص، وهي:
-التوقيت المناسب، أي حصول متخذ القرار على المعلومات التي يحتاج إليها في الوقت المناسب دون أي تباطؤ أو تأخير.
-النوعية، أي صحة المعلومات المستخدمة ودقتها، فنوعية المعلومات تساعد متخذ القرار أثناء التنفيذ وتزوده بالثقة والسرعة في المبادرة.
-الكمال، لا بد من الحصول على المعلومات الكاملة والكافية والواردة حديثاً في الحالات التي تتطلب ذلك.
-الترابط، يجب أن تكون المعلومات مترابطة، أي أن تكون مناسبة لمتخذ القرار، وأن تساعده في حل مشكلات العمل أو إنجاز العمل وأنشطته.
-سهولة الفهم، لا بد من أن يحصل متخذ القرار على معلومات واضحة ومفهومة عند استخدامها، وألا تكون غامضة أو عصية على الفهم.
تستخدم المعلومات في المجال الإداري لسد حاجات عديدة وفي جميع المستويات الإدارية.
حيث تعتبر المعلومات الذكية من أفضل المعلومات لتجسير المسافات بين المنظمة والبيئات المحيطة والعاملة فيها.
فمدراء القمة هم بأمسّ الحاجة إلى هذا النوع الذكي من المعلومات لكي يتعاطوا بشكل جيد مع الجهات الخارجية (من زبائن، ومنافسين، وإدارات عامة وحكومية، وممولين، وموردين). لذلك فإن الحصول على المعلومات الذكية عن الجهات الخارجية لصالح المدراء يعتبر من الأمور المؤثرة في عمل وعمليات منظماتهم أو مؤسساتهم.
إن المدراء في الوسط، أو المدراء التنفيذيون يستخدمون المعلومات في صنع قرارات تكتيكية تطاول أهداف الخطط العملانية المتممة لما تم وضعه من الخطط الاستراتيجية ولأهدافها المعلنة، وتتعامل بجدية مع عناصرها وأسس تنفيذها. في حين أن مدراء الإشراف ينفذون الخطط التكتيكية بكفاءة وفاعلية أكثر في حال توفرت لهم المعلومات المساعدة على الإنجاز الملائم والمطلوب.
تعرف تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بأنها مزيج من تكنولوجيا الكومبيوتر وتكنولوجيا التواصل والاتصال، بحيث أن هذا المزيج يقوم بالتخزين والتحليل والتشبيك والتشارك في المعلومات التي يمكن استخدامها لأغراض وغايات محددة. كما أن الحاجة أصبحت متسارعة إلى مواكبة تطور أجهزة الكومبيوتر من ناحية العتاد Hardware وكذلك من ناحية البرامج Software من قبل متخذي القرار. حيث تتميز تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بقدرة هائلة على تزويد متخذي القرار بتدفق سريع وآني للمعلومات. ذلك أن هذه التكنولوجيا هدمت الحواجز والجدران بين فروع وأقسام المنظمة أو المؤسسة، وسهلت عمليات الاتصال والتواصل داخل المؤسسة، مما أدى إلى إحداث تغييرات جوهرية في بنية وعمليات وإدارة المنظمات. ومن خلال تطور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تم اختزال الوقت وتقريب المسافات بحيث أصبحت الشركات العاملة في أسواق عالمية متعددة قادرة على الاتصال والتواصل، وعلى تزويد جميع موظفيها والعاملين بالمعلومات الضرورية والمساعدة في صنع واتخاذ القرارات المفيدة.
وخلاصة القول، أن توفر المعلومات المناسبة في الوقت المناسب وفي المكان المناسب لمتخذ القرار يحقق الأهداف الاستراتيجية بفاعلية وكفاءة.
(باحث وأكاديمي لبناني)
اقرأ ايضاً: ركائز الامتياز في عالم الأعمال
