تعد الرقابة وظيفة إدارية مطلوبة، وهي ليست مقتصرة على الإدارة العليا فقط، وإن كانت تختلف من موقع إلى آخر حسب اختلاف السلطات المخوّلة للمديرين في المؤسسة. فكيف تنظر المؤسسات إلى العملية الرقابية؟ وكيف تساعدها في تطبيق الخطط ومراجعة الثغرات ومصادر القوة في آن؟
تعتبر وظيفة الرقابة وظيفة مراجعة، أي التحقق من أن كل الأهداف قد تحقق تنفيذها بما يتلاءم والمبادئ والتعليمات والسياسات المحددة والمتفق عليها. كما أن الرقابة وظيفة تعمل على إظهار نقاط الضعف وكشف الخلل والأخطاء الموجودة في المؤسسات بحيث يمكن إصلاحها والعمل على وقفها ومنع تكرارها.
للرقابة صلة قوية ووثيقة بالتخطيط، فهي تسمح بالكشف عن المشاكل والعوائق التي تقف إزاء تنفيذ الخطة الموضوعة، وتُشعر المدير في الوقت المناسب بضرورة تعديلها أو العدول عنها، أو اللجوء إلى الخطط البديلة.
كما أن الرقابة ترتبط بعملية التنظيم، فهي التي تكشف أي خلل موجود في بناء الهيكل التنظيمي للوحدة الإدارية والمؤسسة.
وفي مجال التفويض لا يستطيع المدير أن يفوّض جزءا من واجباته، إلا إذا توافرت لديه وسائل رقابية فاعلة لمراجعة النتائج، لأن المفوض إليه يبقى مسؤولاً عن إنجاز ما تم التفويض إليه من واجبات ومهام.
كذلك فإن للرقابة صلة بعملية إعطاء القرار وإصدار التعليمات وبعملية التنسيق. إذ إن المدير، وعن طريق الرقابة يستطيع التعرف على مدى الالتزام بتنفيذ القرارات ومدى فاعليتها ومدى تقبلها من جانب أعضاء المؤسسة. وهي التي تسمح وتمكن المدير من معرفة أوجه القصور في التنسيق والأداء، فيقوم بتلافي القصور وتذليل العقبات.
وقد عرّف الدكتور عبد الفتاح حسن الرقابة بأنها عملية الكشف عن الانحرافات أياً كان موقعها، سواء في ذلك الانحرافات عما يجب إنجازه أو الانحرافات عن الإجراءات، والعمل على مواجهتها بالأسلوب الملائم، حتى تصحح. كان العالم الفرنسي هنري فايول Henry Fayol من أوائل علماء الإدارة، الذي وصف وظيفة الرقابة بأنها "التأكد من إتمام كل شيء حسب الخطة المرسومة والتعليمات الصادرة والمبادئ العامة".

اقرأ أيضاً:هكذا يمنع التخطيط هدر المال والوقت في المؤسسات

هكذا يمكن أن نقول إن الرقابة وسيلة لتحسين مستوى أداء المؤسسة من خلال متابعة ورقابة مستوى الأداء والإنجاز المستمدة من أهداف المؤسسة، وتسمح باكتشاف النقاط الإيجابية (القوة) وتعزيزها واكتشاف الإنجاز الفعلي وتحديد معايير الأداء، وبالتالي تحديد أسباب الخلل أو ضعف الإنتاج، ثم القيام بالإجراءات التصحيحية، ومنع تكرار الانحرافات مستقبلاً.
كما يمكن اعتبار الرقابة وسيلة استعلام وتعلم تنظيمي حيث تشكل نقاط القوة ومكامن القصور معلومات ودروس يمكن الاستفادة منها مستقبلاً.
ومن أهم فوائد الرقابة ومجالات استخدامها:
*تنميط الأداء (Standardize Performance) وبالتالي زيادة كفاءة المؤسسة وتقليص النفقات.
*المحافظة على موجودات المؤسسة، من حيث تقليص الخسائر والأضرار الناتجة عن الفساد والهدر وسوء الاستخدام.
*تنميط الجودة الذي يساعد الإدارة على تلبية مواصفات مهندسي أو مصممي المنتجات ومتطلبات السوق الخارجية مثل توقعات أو طلبات العملاء في نفس الوقت.
*تقييد السلطات، أي وضع حدود لممارسة السلطات التفويضية بدون موافقة سلطة أعلى، فالسياسات والتوجيهات المختلفة هي وسائل رقابة لتحديد المسؤولية في سبيل المساءلة وإعطاء التفويض المناسب للسلطة المطلوبة.
*قياس الأداء أثناء العمل: الرقابة تتضمن قياس أداء الأفراد والجماعات لأنها تشكل في مجموعها أداء المؤسسة، وهنا لا بد من وضع مقاييس لهذا الأداء.
*مراقبة عمليات التخطيط، وهو أمر حيوي بالنسبة لتحقيق أهداف المؤسسة، ويكون تحقيق ذلك من خلال أساليب التنبؤات في مجالي الإنتاج والمبيعات، ومعايير قياس العمل، والموازنات، والتكاليف المعيارية، وأخيراً في مجال الجدولة للأعمال والمهام.
*الرقابة تعطي تأثيراً إيجابياً على العاملين لتحفيزهم نحو الأفضل بما يخدم أهداف المؤسسات.
كما أنه هناك عوامل وتحديات كثيرة تواجه المؤسسات في عصرنا الحالي، والتي تجعل الرقابة في غاية الأهمية لضمان حسن سير العمل وتقرير ما إذا كانت هناك حاجة للتحسين والتطوير، في أي المجالات، وما حجم التطور وسرعته، وهل هو مستعجل أم لا؟
وفي النهاية، يجب التأكيد على أن الرقابة في المؤسسات يجب أن تكون وسيلة لتحسين أداء الموظفين والمؤسسة، وليست غاية قمعية تكبح التطور والإبداع.
(خبير وأكاديمي لبناني)

اقرأ أيضاً:ماذا يعني غياب القائد عن فريق العمل؟