هكذا يمنع التخطيط هدر المال والوقت في المؤسسات
التخطيط يساهم في نجاح الأعمال (Getty)
يعتبر التخطيط من أهم الوظائف لكونه يؤثر بشكل كبير ومميز في الوظائف الأخرى. ويلعب التخطيط دوراً في نجاح العملية الإدارية أو فشلها، خاصة أنه لا يمكن لأي مؤسسة أن يكتب لها النجاح دون التخطيط الصحيح والسليم. بشكل أدق لا يستطيع أي مدير التحضير والإعداد للمستقبل بدون التخطيط، ذلك أنه ينبغي التنبه والنظر إلى الأمام لمعرفة الفرص المتاحة والتهديدات والمخاطر المحتملة. وبالتالي اتخاذ الإجراءات والخطوات اللازمة للاستفادة من الفرص المحتملة ومواجهة التحديدات.
يدفع التخطيط المؤسسة والإدارة للتفكير في ماهية القرارات الواجب اتخاذها اليوم، لمواجهة المستقبل. وقد عُرف التخطيط بأنه "ذلك الجزء من العملية الإدارية الذي يسعى لتحديد مستقبل المؤسسة".
كما تم تعريفه بأنه "أحد وظائف الإدارة الرئيسية الأربع، وأنه عملية تحديد أهداف المؤسسة، ورسم الاستراتيجيات والطرق والعمليات لإنجازها". ويقول العالم في الإدارة وأحد مؤسسي The California Management Review جورج ستاينر "إن التخطيط وظيفة يقرر فيها المديرون ماذا ينجزون ومتى، وكيف، ومن ينجز العمل".
عملية دينامية
تتضمن عملية التخطيط عملية دينامية عناصر ومتغيرات كثيرة داخل المؤسسة وخارجها، وكذلك الأهداف الرئيسية للمؤسسة، كما أن التخطيط عملية منظمة تؤدي للتنبؤ بالمستقبل في ضوء تحليل الوضع الراهن والحالي، واتجاهات التطورات على مدى السنوات الماضية.
وهنا لا بد من التمييز بين التخطيط والخطة. فالأخيرة هي نتاج أو مخرجات عملية التخطيط. إذ أن الخطة وثيقة تتضمن أهداف المؤسسة المستقبلية، وما سينجز من نشاطات وأعمال لتحقيق الأهداف، حيث تكون النشاطات والأعمال عبارة عن مشاريع أو برامج عمل مفصلة توضح وتحدد وقت إنجاز كل نشاط وكيف وأين سينجز.
اقرأ أيضاً:ماذا يعني غياب القائد عن فريق العمل؟
إلى ذلك، يجب أن يتم التركيز عند التخطيط على الأهداف والوسائل معاً في الوقت نفسه، إذ يجب ألا يقتصر التخطيط على وضع الأهداف والغايات المطلوب تحقيقها، إنما يجب أن تحدد الوسائل والطرق المناسبة لبلوغ تلك الغايات والأهداف. وللتخطيط فوائد عديدة، ومنها:
*تنسيق جهود الأفراد: التخطيط يسمح بتنسيق جهود الأفراد والوحدات التنظيمية المختلفة، بحيث لا يحصل تضارب أو تعارض أو تناقض في الأداء بين الأفراد والوحدات المذكورة، لكون التخطيط يحدد الأهداف.
*التحضير للتغيير: يؤدي التخطيط السليم إلى الأخذ بالاعتبار التأثيرات المحتملة، مما يؤمن الجهوزية للتعامل معها.
كما يسمح التخطيط بتوفر معيار للحكم على نجاح المؤسسة من حيث مقارنة الأهداف الفعلية مع الأهداف المحددة.
كما أن التخطيط يشكل أساساً ومرتكزاً لقرارات الإدارة، ذلك أن الخطط والأهداف والنشاطات المحددة ستمثل توجيهات وإرشادات المديرين للعمل في إطارها.
ويعمل التخطيط على توفير التكاليف، كما يمنع هدر الموارد، كونه يحدد الغايات وآليات التنفيذ مسبقاً وبطريقة علمية وعقلانية، مما يسهم في زيادة الكفاية والفاعلية. ومن أجل أن يكون التخطيط فعالاً، لا بد له من خصائص تزيد من فعاليته؛ ومنها:
*الشمولية: يغطي التخطيط مختلف المجالات والنشاطات في المؤسسة، مع إعطاء كل منها اهتماماً مناسباً.
*الوضوح: وضع خطة واضحة وبسيطة، ذلك أن فهمها وتقبلها من القائمين يصبح سهل التنفيذ من قبلهم.
*الواقعية: ينبغي أن يكون التخطيط منسجماً ومتوافقاً مع الواقع والظروف الداخلية والخارجية للمؤسسة ومواردها وإمكاناتها بشكل متوازن بعيد عن التفاؤل أو التشاؤم.
*المرونة: لا بد من التوقع لبعض التغيرات الداخلية أو الخارجية، مما يتطلب وضع خطط مرنة قابلة للتعديل والاستجابة لأي ظرف ما، كما يمكن وضع خطط طوارئ بديلة.
*التحديد: التخطيط بعيداً عن العموميات، يزيد في فرص نجاح التنفيذ.
*التكامل والتجانس بين الخطط والأهداف: توافق وتكامل كل أنواع الخطط والأهداف مع الاستراتيجيات والخطط التشغيلية، يؤدي إلى نجاح التخطيط، ويجب تجنب وجود تعارض أو تضارب بين أنواع الخطط والأهداف المختلفة.
*التوقيت: من الضروري جدولة التنفيذ زمنياً، عبر تحديد تاريخ بدء النشاطات وتاريخ الانتهاء منه، مع مراعاة التنسيق بين النشاطات المختلفة.
*التكلفة: تحتاج عملية التخطيط إلى موارد. ولكن يجب مراعاة ألا تكون هذه التكلفة عالية تفوق المردود المتوقع منها.
(خبير وأكاديمي لبناني)
اقرأ أيضاًَ:الإدارة علم أم فن... حاجة أم ترف؟
يدفع التخطيط المؤسسة والإدارة للتفكير في ماهية القرارات الواجب اتخاذها اليوم، لمواجهة المستقبل. وقد عُرف التخطيط بأنه "ذلك الجزء من العملية الإدارية الذي يسعى لتحديد مستقبل المؤسسة".
كما تم تعريفه بأنه "أحد وظائف الإدارة الرئيسية الأربع، وأنه عملية تحديد أهداف المؤسسة، ورسم الاستراتيجيات والطرق والعمليات لإنجازها". ويقول العالم في الإدارة وأحد مؤسسي The California Management Review جورج ستاينر "إن التخطيط وظيفة يقرر فيها المديرون ماذا ينجزون ومتى، وكيف، ومن ينجز العمل".
عملية دينامية
تتضمن عملية التخطيط عملية دينامية عناصر ومتغيرات كثيرة داخل المؤسسة وخارجها، وكذلك الأهداف الرئيسية للمؤسسة، كما أن التخطيط عملية منظمة تؤدي للتنبؤ بالمستقبل في ضوء تحليل الوضع الراهن والحالي، واتجاهات التطورات على مدى السنوات الماضية.
وهنا لا بد من التمييز بين التخطيط والخطة. فالأخيرة هي نتاج أو مخرجات عملية التخطيط. إذ أن الخطة وثيقة تتضمن أهداف المؤسسة المستقبلية، وما سينجز من نشاطات وأعمال لتحقيق الأهداف، حيث تكون النشاطات والأعمال عبارة عن مشاريع أو برامج عمل مفصلة توضح وتحدد وقت إنجاز كل نشاط وكيف وأين سينجز.
اقرأ أيضاً:ماذا يعني غياب القائد عن فريق العمل؟
إلى ذلك، يجب أن يتم التركيز عند التخطيط على الأهداف والوسائل معاً في الوقت نفسه، إذ يجب ألا يقتصر التخطيط على وضع الأهداف والغايات المطلوب تحقيقها، إنما يجب أن تحدد الوسائل والطرق المناسبة لبلوغ تلك الغايات والأهداف. وللتخطيط فوائد عديدة، ومنها:
*تنسيق جهود الأفراد: التخطيط يسمح بتنسيق جهود الأفراد والوحدات التنظيمية المختلفة، بحيث لا يحصل تضارب أو تعارض أو تناقض في الأداء بين الأفراد والوحدات المذكورة، لكون التخطيط يحدد الأهداف.
*التحضير للتغيير: يؤدي التخطيط السليم إلى الأخذ بالاعتبار التأثيرات المحتملة، مما يؤمن الجهوزية للتعامل معها.
كما يسمح التخطيط بتوفر معيار للحكم على نجاح المؤسسة من حيث مقارنة الأهداف الفعلية مع الأهداف المحددة.
كما أن التخطيط يشكل أساساً ومرتكزاً لقرارات الإدارة، ذلك أن الخطط والأهداف والنشاطات المحددة ستمثل توجيهات وإرشادات المديرين للعمل في إطارها.
ويعمل التخطيط على توفير التكاليف، كما يمنع هدر الموارد، كونه يحدد الغايات وآليات التنفيذ مسبقاً وبطريقة علمية وعقلانية، مما يسهم في زيادة الكفاية والفاعلية. ومن أجل أن يكون التخطيط فعالاً، لا بد له من خصائص تزيد من فعاليته؛ ومنها:
*الشمولية: يغطي التخطيط مختلف المجالات والنشاطات في المؤسسة، مع إعطاء كل منها اهتماماً مناسباً.
*الوضوح: وضع خطة واضحة وبسيطة، ذلك أن فهمها وتقبلها من القائمين يصبح سهل التنفيذ من قبلهم.
*الواقعية: ينبغي أن يكون التخطيط منسجماً ومتوافقاً مع الواقع والظروف الداخلية والخارجية للمؤسسة ومواردها وإمكاناتها بشكل متوازن بعيد عن التفاؤل أو التشاؤم.
*المرونة: لا بد من التوقع لبعض التغيرات الداخلية أو الخارجية، مما يتطلب وضع خطط مرنة قابلة للتعديل والاستجابة لأي ظرف ما، كما يمكن وضع خطط طوارئ بديلة.
*التحديد: التخطيط بعيداً عن العموميات، يزيد في فرص نجاح التنفيذ.
*التكامل والتجانس بين الخطط والأهداف: توافق وتكامل كل أنواع الخطط والأهداف مع الاستراتيجيات والخطط التشغيلية، يؤدي إلى نجاح التخطيط، ويجب تجنب وجود تعارض أو تضارب بين أنواع الخطط والأهداف المختلفة.
*التوقيت: من الضروري جدولة التنفيذ زمنياً، عبر تحديد تاريخ بدء النشاطات وتاريخ الانتهاء منه، مع مراعاة التنسيق بين النشاطات المختلفة.
*التكلفة: تحتاج عملية التخطيط إلى موارد. ولكن يجب مراعاة ألا تكون هذه التكلفة عالية تفوق المردود المتوقع منها.
(خبير وأكاديمي لبناني)
اقرأ أيضاًَ:الإدارة علم أم فن... حاجة أم ترف؟
