هكذا يواجه المديرون المشاكل الطارئة
على القائد البحث عن الآليات المبتكرة لحل المشاكل (Getty)
لا بد للمدير الناجح من اتباع أسلوب محدد في إيجاد الحلول لأي مشكلة. وحتى ولو كان لديه تقدير دقيق تجاه الأمور وخطة عمل، فلا بد من اتباعه مجموعة من الخطوات لإيجاد الحل المناسب لأي مشكلة.
بداية، يجب تحديد المشكلة. معظم الناس يبدأون بشن الحملات على أعراض المشكلة، وليس على المسببات لها. فعلى سبيل المثال، يطلب رب العمل من موظفيه ضرورة الالتزام بدوام العمل، وعدم المغادرة قبل انتهائه، لكنه لا يحاول إيجاد الجواب "لماذا يغادر الموظفون المكاتب قبل نهاية الدوام؟". إذاً، فإن مهام القائد أو المدير تكمن في معرفة الأسباب الخفية وراء هذه الأعراض.
من هنا، لا بد من وضع أولويات المشكلة بالترتيب الصحيح. لذلك على القائد ألا ينهمك في حل جميع المشاكل دفعة واحدة، بل يجب ترتيبها في صف مستقيم، ثم النظر إلى كل مشكلة بدقة، وليس من خلال الحكم السريع أو من خلال ما يريد أن يجده في المشكلة. ويتطلب حل المشكلة طرح السؤال المركزي "ما هي المشكلة بالتحديد؟"، مع ضرورة عدم نسيان الفرق بين إيجاد حل مشكلة وبين عملية اتخاذ القرار. فالقرار هو اختيار أمر ما بين خيارين أو أكثر، في وقت أن المشكلة هي حالة مختلفة ومغايرة للنوايا والتوقعات. وعليه، فإن تحديد المشكلة تتم من خلال أربع خطوات:
1-طرح الأسئلة الصحيحة: اطرح أسئلة متخصصة. ابتعد عن الأسئلة العامة. اسأل عن الآلية العملية بحد ذاتها. لا تغامر بالغرق في تفاصيل لا فائدة منها.
2- الحديث مع المختصين: تكلم إلى الأشخاص العارفين. كن على حذر من الرؤساء الذين يظهرون كالعارفين بكل الأمور، ذلك أنهم الأكثر مقاومة للتغيير.
3- البحث عن الحقائق الصعبة: من المفيد تذكر قول الكاتب الاقتصادي بيتر دراكر" عندما تظهر الحقائق بوضوح، تبرز القرارات إلى الواجهة أمامك فوراً". لذلك لا تسمع من أحد ما، أو تطبق أمراً ما بسرعة، بل أطلب الأدلة الملموسة حول ما سمعت، حاول أن تعرف ما لا يقوله الناس، اجمع المعطيات الأساسية والمهمة.
4- المشاركة بفعالية في الآلية العملية: إن الكثير من المشاكل ليست كما تظهر. حاول أن تشارك في العملية عن طريق القيام بمهام الآخرين، مع مراقبة ما ينتج من المشاكل أثناء العملية. هذه المشاركة الفعلية تساعد في معرفة المشكلة بشكل واضح.
ولإيجاد الحلول المناسبة لأي مشكلة، يجب اختيار مجموعة من الأشخاص القادرون على المشاركة في عملية حل المشاكل، وهنا لا بد من طرح الأسئلة التالية: هل المشكلة موجودة وجدية حقاً؟ هل هي مستجدة وطارئة؟ هل عرفنا الطبيعة الحقيقية للمشكلة؟ هل المشكلة محددة وواضحة؟ هل جرى دعوة جميع الأفراد الذين يتمتعون بالكفاءة اللازمة لمناقشة المشكلة؟ وما مدى اهتمام كل واحد منهم بحل هذه المشكلة بالتحديد؟
لا بد من وضع قائمة بجميع الأسباب المحتملة للمشكلة عن طريق التساؤل عن مسبباتها وعن إمكانيات تجنبها مستقبلاً.
وعند وضع قائمة بجميع الحلول المحتملة للمشكلة، لا بد من الابتكار والإبداع في وضع الحلول. فمن النادر أن يكون للمشكلة حل وحيد، ووجود العديد من الخيارات أمر مهم. فالمشكلة غالباً ما تتغير وتنحرف عن مسارها المعتاد. والقائد يمتلك دائماً حلولاً احتياطية.
كما لابد من العناية بالأولويات في الحلول، ولا بد من اختيار الأفضل. وقبل اتخاذ أي قرار يجب إقامة الميزان لجميع الحلول، وعلى القائد طرح الأسئلة الأساسية: أي من هذه الحلول يمتلك الاحتمال الأكبر ليكون صحيحاً؟ أي من هذه الحلول يؤمن المصلحة العليا للمؤسسة بالدرجة الأولى؟ أي من هذه الحلول يتمتع بقوة الدفع المناسبة والتوقيت المناسب؟ أي من هذه الحلول يمتلك نسبة كبيرة في معادلة النجاح؟
إن من يطبق الحل الأفضل، هو الشخص الذي يحدث الفرق، ويترك الأشخاص يمتحنون الحل، ويقبل النقد الذكي والبناء. وإن تمت الإشارة إلى مشاكل عملية وحقيقية، لا بد من الأخذ بالآراء. وعلى القائد أن يطرح الأسئلة المناسبة ويقيّم الإجابات، ومنها: هل حددنا المسببات الحقيقية للمشكلة؟ هل اتخذنا القرارات الصحيحة والمناسبة؟ هل وافقت القيادات العليا في المؤسسة على هذا الحل؟ هل تمكنت من مساعدة الآخرين على تنمية مهاراتهم في إدارة النزاعات التي من الممكن أن تنشأ مستقبلاً؟
ولتجنب المشاكل، فإن لكل عمل محدد في أي مجال، قوانين مرعية لكنها متغيرة، إلا أن المبادئ ثابتة. القوانين كثيرة، والمبادئ قليلة، فتذكروا المبادئ دائماً.
(أكاديمي واقتصادي لبناني)
بداية، يجب تحديد المشكلة. معظم الناس يبدأون بشن الحملات على أعراض المشكلة، وليس على المسببات لها. فعلى سبيل المثال، يطلب رب العمل من موظفيه ضرورة الالتزام بدوام العمل، وعدم المغادرة قبل انتهائه، لكنه لا يحاول إيجاد الجواب "لماذا يغادر الموظفون المكاتب قبل نهاية الدوام؟". إذاً، فإن مهام القائد أو المدير تكمن في معرفة الأسباب الخفية وراء هذه الأعراض.
من هنا، لا بد من وضع أولويات المشكلة بالترتيب الصحيح. لذلك على القائد ألا ينهمك في حل جميع المشاكل دفعة واحدة، بل يجب ترتيبها في صف مستقيم، ثم النظر إلى كل مشكلة بدقة، وليس من خلال الحكم السريع أو من خلال ما يريد أن يجده في المشكلة. ويتطلب حل المشكلة طرح السؤال المركزي "ما هي المشكلة بالتحديد؟"، مع ضرورة عدم نسيان الفرق بين إيجاد حل مشكلة وبين عملية اتخاذ القرار. فالقرار هو اختيار أمر ما بين خيارين أو أكثر، في وقت أن المشكلة هي حالة مختلفة ومغايرة للنوايا والتوقعات. وعليه، فإن تحديد المشكلة تتم من خلال أربع خطوات:
1-طرح الأسئلة الصحيحة: اطرح أسئلة متخصصة. ابتعد عن الأسئلة العامة. اسأل عن الآلية العملية بحد ذاتها. لا تغامر بالغرق في تفاصيل لا فائدة منها.
2- الحديث مع المختصين: تكلم إلى الأشخاص العارفين. كن على حذر من الرؤساء الذين يظهرون كالعارفين بكل الأمور، ذلك أنهم الأكثر مقاومة للتغيير.
3- البحث عن الحقائق الصعبة: من المفيد تذكر قول الكاتب الاقتصادي بيتر دراكر" عندما تظهر الحقائق بوضوح، تبرز القرارات إلى الواجهة أمامك فوراً". لذلك لا تسمع من أحد ما، أو تطبق أمراً ما بسرعة، بل أطلب الأدلة الملموسة حول ما سمعت، حاول أن تعرف ما لا يقوله الناس، اجمع المعطيات الأساسية والمهمة.
4- المشاركة بفعالية في الآلية العملية: إن الكثير من المشاكل ليست كما تظهر. حاول أن تشارك في العملية عن طريق القيام بمهام الآخرين، مع مراقبة ما ينتج من المشاكل أثناء العملية. هذه المشاركة الفعلية تساعد في معرفة المشكلة بشكل واضح.
ولإيجاد الحلول المناسبة لأي مشكلة، يجب اختيار مجموعة من الأشخاص القادرون على المشاركة في عملية حل المشاكل، وهنا لا بد من طرح الأسئلة التالية: هل المشكلة موجودة وجدية حقاً؟ هل هي مستجدة وطارئة؟ هل عرفنا الطبيعة الحقيقية للمشكلة؟ هل المشكلة محددة وواضحة؟ هل جرى دعوة جميع الأفراد الذين يتمتعون بالكفاءة اللازمة لمناقشة المشكلة؟ وما مدى اهتمام كل واحد منهم بحل هذه المشكلة بالتحديد؟
لا بد من وضع قائمة بجميع الأسباب المحتملة للمشكلة عن طريق التساؤل عن مسبباتها وعن إمكانيات تجنبها مستقبلاً.
وعند وضع قائمة بجميع الحلول المحتملة للمشكلة، لا بد من الابتكار والإبداع في وضع الحلول. فمن النادر أن يكون للمشكلة حل وحيد، ووجود العديد من الخيارات أمر مهم. فالمشكلة غالباً ما تتغير وتنحرف عن مسارها المعتاد. والقائد يمتلك دائماً حلولاً احتياطية.
كما لابد من العناية بالأولويات في الحلول، ولا بد من اختيار الأفضل. وقبل اتخاذ أي قرار يجب إقامة الميزان لجميع الحلول، وعلى القائد طرح الأسئلة الأساسية: أي من هذه الحلول يمتلك الاحتمال الأكبر ليكون صحيحاً؟ أي من هذه الحلول يؤمن المصلحة العليا للمؤسسة بالدرجة الأولى؟ أي من هذه الحلول يتمتع بقوة الدفع المناسبة والتوقيت المناسب؟ أي من هذه الحلول يمتلك نسبة كبيرة في معادلة النجاح؟
إن من يطبق الحل الأفضل، هو الشخص الذي يحدث الفرق، ويترك الأشخاص يمتحنون الحل، ويقبل النقد الذكي والبناء. وإن تمت الإشارة إلى مشاكل عملية وحقيقية، لا بد من الأخذ بالآراء. وعلى القائد أن يطرح الأسئلة المناسبة ويقيّم الإجابات، ومنها: هل حددنا المسببات الحقيقية للمشكلة؟ هل اتخذنا القرارات الصحيحة والمناسبة؟ هل وافقت القيادات العليا في المؤسسة على هذا الحل؟ هل تمكنت من مساعدة الآخرين على تنمية مهاراتهم في إدارة النزاعات التي من الممكن أن تنشأ مستقبلاً؟
ولتجنب المشاكل، فإن لكل عمل محدد في أي مجال، قوانين مرعية لكنها متغيرة، إلا أن المبادئ ثابتة. القوانين كثيرة، والمبادئ قليلة، فتذكروا المبادئ دائماً.
(أكاديمي واقتصادي لبناني)
