كيف تكون منظماً مثل رئيس الولايات المتحدة؟

معظم الناس يعيشون حياة حافلة بالانشغالات، والموازنة بين التزاماتك الشخصية والعمل تحدٍّ كبير، يسبب الشعور بالتشتت والتوتر، لكن الأشخاص المنظمين قد لا يعانون من ذلك.

دانييل ليفيتين، عالم الأعصاب والكاتب الأكثر مبيعاً في "نيويورك تايمز"، قال إن كبار الشخصيات التي التقى بها لا تبدو مشتتة، وعلى العكس من ذلك فإنهم هادئون ومسترخون، ويركزون في اللحظة الراهنة، ولا يحاولون القيام بتسعة أشياء في الوقت نفسه.

ولا يصعب ملاحظة أن هذا النوع من الشخصيات لديهم مساعدون يهتمون بترتيب أمورهم، وهذا ما يجنبهم التشتت، لكن باستطاعتك أنت أيضاً أن تحافظ على هدوئك وأن تكون منظماً مثل رئيس الولايات المتحدة، دون الحاجة لفريق من المساعدين، بحسب ليفيتين، وهنا بعض النصائح لتحقيق ذلك، بحسب ما نشره موقع "تايم".

ذهن كبار الشخصيات فارغ، وهذا شيء جيد

لا يسعى الرئيس الأميركي لتذكر قائمة المهام الموكلة إليه، فيمكنه الاستعانة بمساعديه لتنظيم ذلك، ليتمكن هو من التركيز كلياً على أي شيء أمامه.

وينصح بأن تخرج فوضى مهامك من دماغك إلى العالم الخارجي، عبر كتابة كل التفاصيل في مكان واحد من المفكرة، وليس في أماكن متفرقة، وهذا سيزيد من تركيزك.

ويقترح الكاتب، ديفيد ألن، تقسيم تلك المهام إلى أربع قوائم، ما عليك فعله، وما عليك تفويضه لغيرك، وما عليك تأجيله، وما عليك استبعاده، وبهذا ستعرف بالضبط بماذا تبدأ، إذ تظهر الأبحاث أن وجود أشياء تسبب القلق وعلى الشخص القيام بها، تجعله غبياً، والحل يكمن في كتابتها.

لا يدققون في الساعة، وإنما يعتمدون على التنبيه

لا يتفقد الرئيس الأميركي الساعة، وإنما يخبره مساعدوه بأن الوقت قد حان للذهاب، أو الاجتماع التالي، أو أن وقت المهمة الحالية قد انتهى.

فالتدقيق في الساعة كل حين يمكن أن يفقدك تركيزك، تستطيع الاعتماد على المنبه في هذا الأمر لتذكيرك ببرامجك، والأوقات المخصصة للقيام بمهامك، مع الانتباه إلى أن المنبه في الهاتف المحمول مناسب جداً عدا عن كون رنين الهاتف أو تنبيهات الرسائل قد تزيد الأمر سوءاً، فيمكنك ضبط الجهاز على وضع يمكنك فيه سماع صوت المنبه فقط.

يرشحون المعلومات التي يمكن استقبالها

في كل صباح تصل الرئيس الأميركي وثيقة عالية السرية، تحوي كل ما يجب أن يعرفه من الوكالات التي تعمل تحته.

الأهم مما تحويه الوثيقة، هو ما لا تحويه، فهي بالطبع خالية من 50 إشعاراً لمنشورات جديدة، و100 تغريدة، و10 صور لقطط، ورسائل بريد إلكتروني غير هامة.

وبالتالي لا يكون الرئيس في وضع من الذهول حيال ما يجب أن يفعله، لأنه لا يغرق نفسه بهذه المعلومات، في حين أنك قد تشعر بالإرهاق إزاء استقبال كل هذه التفاصيل.

وترشيح المعلومات لتحسين التركيز هو أمر في غاية الأهمية وتعتمده كبار الشخصيات ممن يدركون قيمة أوقاتهم، ويمكنك القيام بذلك أيضاً من خلال تخفيف المعلومات غير المهمة إلى الحد الأدنى، وعلى سبيل المثال إذا كنت ممن تصلهم أعداد كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة، يمكنك استخدام الفلاتر الموجودة في كل أنواع البريد، أو اعتماد حساب خاص ومنح عنوانك الجديد فقط لمن تحتاج فعلاً للتواصل معه.

ترتيب الأولويات وعدم البحث عن الكمال

لا يترتب على الرئيس الأميركي اتخاذ قرارات صغيرة، فهناك آلاف الموظفين الذي يتعاملون معها، لتصل إلى أجندته الأشياء الكبيرة فقط.

وبما أنه لا يوجد لديك مساعدون وعليك التعامل مع كل القرارات على صعيد العمل والحياة الخاصة، فعليك الانتباه إلى أنك حين تحاول الوصول إلى الكمال ستصاب بانهيار عصبي، إذ يمكنك القيام بأي شيء فقط عندما تتوقف عن القيام بكل شيء.

احتفظ بطاقتك للأشياء المهمة، واجعل القرارات التي عليك اتخاذها أقل، وكل ما عدا ذلك يجب أن ترضى عنه، وهذا هو فن بحد ذاته لتتمكن بسرعة من اختيار أن بعض الجوانب جيدة بما فيها الكفاية، ولا يترتب عليك بذل المزيد من الجهد إزاءها. ويقول الباحثون إن هذا هو الطريق إلى الفعالية.